5 เทคนิคการเขียนอีเมล์ทางการให้มีประสิทธิภาพ
หลายๆคนเวลาที่ต้องเขียนอีเมล์ที่เป็นทางการ มักมีปัญหาในการเขียน บ้างก็ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง ใช้สรรพนามแบบไหนดี หรือจะเขียนยังไงให้ไม่เยิ่นเย้อ วันนี้เรามี 5 เทคนิคง่ายๆ สำหรับการเขียนอีเมล์ทางการมาฝาก
- หัวข้ออีเมล์ต้องสื่อความหมายชัดเจน
Subject หรือหัวข้ออีเมล์เป็นส่วนสำคัญที่สุดที่ต้องสื่อให้ชัดเจน เพราะหากเราเขียนกำกวม หรือไม่สื่อว่าอีเมล์นั้นเกี่ยวกับอะไร ผู้รับอาจจะไม่เปิดอีเมล์เราอ่านเลยก็ได้ เช่น หากเรากำลังเขียนอีเมล์สมัครงาน ก็เขียนหัวข้อเรื่องไปเลยว่า “สมัครงานตำแหน่ง xxx” ไม่ใช่เขียนแค่ “สวัสดีค่ะ” “สวัสดีครับ” เพราะ HR ที่กำลังสแกนหาอีเมล์สมัครงานอยู่ เค้าอาจจะคิดว่าคุณเขียนอีเมล์ติดต่อเรื่องอื่น และไม่เปิดดูเลย ทำให้คุณพลาดโอกาสที่จะเข้าไปสัมภาษณ์งานนั้นไปเลยก็ได้
- อย่าลืมแนะนำตัวเอง
หากคุณกำลังติดต่องานสำคัญ หรือส่งอีเมล์หาบริษัทขนาดใหญ่ที่มีผู้คนติดต่อเป็นจำนวนมาก ต้องอย่าลืมแนะนำตัวเองด้วย เพื่อให้การดำเนินการไม่ล่าช้า และผู้รับอีเมล์มั่นใจว่ากำลังสื่อสารถูกคน การแนะนำตัวไม่จำเป็นต้องยาวมาก อาจจะแค่ “สวัสดีค่ะ ดิฉันชื่อ xxx xxx ตำแหน่ง xxx จากบริษัท xxx ต้องการติดต่อ…” ก็เพียงพอแล้ว
- เนื้อหาต้องชัดเจน
จุดประสงค์ของอีเมล์นั้นคืออะไร เขียนตอบรับการเชิญชวน? เขียนขออภัยในความผิดพลาด? หรือขอให้ผู้รับทำอะไรสักอย่างหนึ่งให้คุณ?
ไม่ว่าจุดประสงค์ของอีเมล์ของคุณคืออะไร คุณต้องเขียนให้ชัดเจน ไม่กำกวม และไม่ควรเยิ่นเย้อจนเกินไป เพราะสิ่งสำคัญในการสื่อสารทางอีเมล์ก็คือความรวดเร็ว แต่ก็ไม่ควรรีบจนเกินไปจนลืมตรวจการสะกดและความเรียบร้อยของอีเมล์ให้ดีด้วย - พยายามไม่แนบไฟล์
หากคุณต้องการส่งเนื้อหาที่มีเนื้อหาไม่เยอะมาก พยายามอย่าแนบไฟล์ แต่คัดลอกลงไปในอีเมล์เลยจะดีกว่า เพราะบางทีผู้รับอาจจะไม่มีโปรแกรมสำหรับดูไฟล์นั้น ทำให้ต้องเสียเวลายุ่งยากดาวน์โหลดโปรแกรมนั้นอีก ละเสียเวลาในการสื่อสารไป และหากไฟล์ของคุณมีไวรัสอยู่ด้วย ก็อาจจะทำให้คอมพิวเตอร์ของผู้รับติดไวรัสไปด้วย ซึ่งไม่เป็นผลดีอย่างแน่นอน
- ตอบกลับทันที
อีเมล์ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อความรวดเร็วในการสื่อสาร ดังนั้น การตอบกลับอีเมล์ก็ควรรวดเร็วด้วยเช่นกัน การตอบกลับอีเมล์ทันทีที่คุณทำได้ ยังแสดงให้เห็นถึงความสนใจต่อผู้ที่คุณโต้ตอบอีเมล์อยู่ด้วย ซึ่งหากคนคนนั้นคือลูกค้าของคุณด้วยล่ะก็ การตอบกลับอีเมล์อย่างรวดเร็วทำให้ลูกค้าของคุณไม่หนีไปไหนแน่นอน
อ้างอิงจาก: Email Tips: Top 10 Strategies for Writing Effective Email
