คำเริ่มต้นอีเมลที่ดี (Email) และคำเริ่มต้นอีเมล (Email)
ที่ควรหลีกเลี่ยง (good and bad greeting)
จะใช้คำเริ่มต้นอีเมลอย่างไรดี คงเป็นคำถามที่ท้าทายคุณเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เวลาที่คุณต้องส่งอีเมล (Email) ถึงบุคคลที่คุณไม่รู้จัก
ใช้คำว่า Hey จะไม่เป็นทางการเกินไปไหม หรือ Dear จะเป็นทางการมากเกินไปหรือเปล่า
ถ้าคุณคิดว่าคำเริ่มต้นในการส่งอีเมล (Email) ไม่สำคัญที่จะคิดหาคำที่เหมาะสม คุณคิดผิดถนัดค่ะ เพราะคำเริ่มต้นอีเมล (Email) นั้นถือเป็นส่วนเริ่มต้นที่ผู้รับจะรู้ได้ว่าอีเมล (Email) นี้สำคัญหรือไม่ และผู้รับจะใช้เพื่อตัดสินใจว่าจะอ่านอีเมล (Email) นั้นต่อหรือไม่ ดังนั้น คำ ที่ใช้เริ่มต้นอีเมล ( Starting Email) จึงถือว่ามีความสำคัญมาก
ผู้รับอีเมล (Email Recipient) หลายคนให้ความสนใจเป็นอย่างมากกับการที่คุณกล่าวทักทาย และเขียนชื่อของพวกเขา Barbara Pechter ผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจกล่าวว่า ถ้าคุณเริ่มต้นด้วยคำที่ไม่ให้ความเคารพ ผู้รับอาจจะไม่อ่านอีเมล (Email) นั้นและอาจจะส่งผลกระทบต่อความคิดเห็นของผู้ที่มีต่อตัวคุณอีกด้วย
แน่นอนว่าคำที่เหมาะสมที่จะใช้เริ่มต้นอีเมล ย่อมขึ้นอยู่กับบุคคลที่คุณจะส่งอีเมลถึง แต่ในสถานการณ์ทั่วไป เมื่อคุณส่งอีเมลถึงบุคคลที่คุณรู้จักเพียงผิวเผินหรือไม่รู้จักเลย อาจจะเป็นเรื่องยาก ที่จะเลือกใช้คำที่เหมาะสม
เรามาดูกันค่ะ ถึงคำที่ควร และไม่ควรใช้เพื่อเริ่มต้นอีเมล
คำเริ่มต้นที่ดีที่สุดคือ Hi (name),…
ถ้าคุณต้องการที่จะทำให้เป็นทางการอีกหน่อย คุณสามารถที่จะเปลี่ยนจากชื่อเป็นนามสกุล แต่ถ้าคุณไม่รู้ชื่อของผู้รับ คุณควรที่จะทำทุกทางเพื่อที่จะรู้ชื่อของผู้รับค่ะ
Hey!
คำนี้ใช้ได้เมื่อผู้รับเป็นเพื่อนของคุณ แต่ไม่ควรใช้ในที่ทำงาน เพราะมันดูไม่เป็นมืออาชีพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเขียนอีเมล (Email) ถึงบุคคลที่คุณไม่เคยเจอมาก่อน และอีกคำก็คือ Hey there เพราะเป็นคำที่แสดงให้เห็นว่าคุณไม่รู้จักชื่อของผู้รับ
Dear Mr./Mrs./Ms. (last name),…
เป็นคำขึ้นต้นที่ดีและไม่ดี เพราะเป็นคำที่สุภาพที่ใช้กันทั่วไป แต่บางครั้งเป็นคำที่เป็นทางการมากเกินไป
Dear (first name),…
คำนี้ไม่ใช่คำเริ่มต้นอีเมล (Email) ที่แย่ที่สุดในโลก แต่เป็นคำที่ค่อนข้างเฉยเท่านั้นเอง
Dear friend,…
คุณไม่ควรใช้คำนี้เพราะแน่นอนว่าคุณไม่ใช่เพื่อนกับผู้รับ เนื่องจากคุณไม่รู้จักชื่อของผู้รับด้วยซ้ำ
Dear Sir or Madam,…
เป็นคำที่เป็นทางการมากเกินไป
และแสดงให้เห็นว่าคุณไม่รู้เลยว่าผู้รับเป็นใคร ดังนั้นทำไมผู้รับต้องสนใจด้วยว่าคุณจะเขียนอีเมลว่าอะไร นอกจากนั้นแล้ว คำนี้ยังให้ความรู้สึกว่า เป็นอีเมลข่าวร้าย หรือ มีคำติอยู่ในอีเมลฉบับนั้น
To whom it may concern,…
ผู้รับอาจคิดว่า ok ที่คุณจะไม่สนใจผู้รับอีเมล (Email) และเขาก็ไม่สนใจที่จะอ่านอีเมล (Email) นั้นต่อ และยังเป็นคำที่แย่มากๆที่จะใช้ในการขึ้นต้น อีเมล (Email) ของคุณ
Hello,…
ไม่แย่ที่จะเริ่มต้นด้วยคำนี้ แต่เป็นคำที่ค่อนข้างไม่เป็นทางการ ถ้าคุณส่งอีเมล (Email) ถึงคนที่คุณไม่รู้จัก
Good morning/ afternoon/ everning,….
เมื่อผู้รับเปิดอีเมล (Email) มันอาจจะไม่เป็นเวลาเช้า กลางวัน หรือเย็นอีกต่อไป หรือผู้รับอาจอยู่ในพื้นที่เวลาที่ต่างกัน ดังนั้น ดีกว่าที่จะไม่เขียนเวลาค่ะ
Mr./Mrs./Ms. (last name),…
อีกคำหนึ่งที่ไม่ควรใช้ ผู้รับจะรู้สึกว่าคุณกำลังจะตำหนิพวกเขา
(First name)!
เป็นคำที่ค่อนข้างไม่เป็นทางการ เพราะมันให้ความรู้สึกเหมือนคุณตะโกนชื่อของผู้รับ
Yo!
เป็นคำที่ไม่ควรใช้อย่างมาก และเราคิดว่าคงไม่ต้องอธิบายว่าทำไมถึงไม่ควรใช้
(Misspelled name),…
ควรที่จะสะกดชื่อของผู้รับให้ถูกต้อง เพราะผู้รับบางคนให้ความสำคัญกับการสะกดชื่อของพวกเขา
Gentlemen,…
เป็นคำที่แสดงถึงการแบ่งแยกเพศอย่างชัดเจน ดังนั้นถ้าคุณต้องการที่จะส่งอีเมล (Email) ถึงกลุ่มคน ควรใช้ Hi everyone แทน
Happy Friday!!!
ดูไม่เป็นมืออาชีพและเริ่มต้นผิดหลักการ และทำให้ผู้รับรำคาญ
Hi (nickname),…
ไม่ควรใช้ชื่อเล่น นอกเสียจากว่าผู้รับเคยแนะนำตัวเองด้วยชื่อเล่น หรือลงท้ายอีเมล (Email) ของพวกเขาด้วยชื่อเล่น
All,…
อีกครั้งถ้าคุณต้องการส่งถึงกลุ่มบุคคล ควรใช้คำว่า Hi everyone
Mr./Mrs./Ms. (first name),…
นี่เป็นวิธีที่นักเรียนใช้ขึ้นต้นอีเมล (Email) ถึงคุณครู คำนี้ไม่เป็นคำที่นิยมในการทำงาน
อ้างอิง: independent
