Thaisignup-news

5 เทคนิคการเขียนอีเมล์ทางการให้มีประสิทธิภาพ

ลิงก์ผู้สนับสนุน

5 เทคนิคการเขียนอีเมล์ทางการให้มีประสิทธิภาพ

หลายๆคนเวลาที่ต้องเขียนอีเมล์ที่เป็นทางการ มักมีปัญหาในการเขียน บ้างก็ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง ใช้สรรพนามแบบไหนดี หรือจะเขียนยังไงให้ไม่เยิ่นเย้อ วันนี้เรามี 5 เทคนิคง่ายๆ สำหรับการเขียนอีเมล์ทางการมาฝาก

  1. หัวข้ออีเมล์ต้องสื่อความหมายชัดเจน
    Subject หรือหัวข้ออีเมล์เป็นส่วนสำคัญที่สุดที่ต้องสื่อให้ชัดเจน เพราะหากเราเขียนกำกวม หรือไม่สื่อว่าอีเมล์นั้นเกี่ยวกับอะไร ผู้รับอาจจะไม่เปิดอีเมล์เราอ่านเลยก็ได้ เช่น หากเรากำลังเขียนอีเมล์สมัครงาน ก็เขียนหัวข้อเรื่องไปเลยว่า “สมัครงานตำแหน่ง xxx” ไม่ใช่เขียนแค่ “สวัสดีค่ะ” “สวัสดีครับ” เพราะ HR ที่กำลังสแกนหาอีเมล์สมัครงานอยู่ เค้าอาจจะคิดว่าคุณเขียนอีเมล์ติดต่อเรื่องอื่น และไม่เปิดดูเลย ทำให้คุณพลาดโอกาสที่จะเข้าไปสัมภาษณ์งานนั้นไปเลยก็ได้
  2. อย่าลืมแนะนำตัวเอง
    หากคุณกำลังติดต่องานสำคัญ หรือส่งอีเมล์หาบริษัทขนาดใหญ่ที่มีผู้คนติดต่อเป็นจำนวนมาก ต้องอย่าลืมแนะนำตัวเองด้วย เพื่อให้การดำเนินการไม่ล่าช้า และผู้รับอีเมล์มั่นใจว่ากำลังสื่อสารถูกคน การแนะนำตัวไม่จำเป็นต้องยาวมาก อาจจะแค่ “สวัสดีค่ะ ดิฉันชื่อ xxx xxx ตำแหน่ง xxx จากบริษัท xxx ต้องการติดต่อ…” ก็เพียงพอแล้ว
  3. เนื้อหาต้องชัดเจน
    จุดประสงค์ของอีเมล์นั้นคืออะไร เขียนตอบรับการเชิญชวน? เขียนขออภัยในความผิดพลาด? หรือขอให้ผู้รับทำอะไรสักอย่างหนึ่งให้คุณ?
    ไม่ว่าจุดประสงค์ของอีเมล์ของคุณคืออะไร คุณต้องเขียนให้ชัดเจน ไม่กำกวม และไม่ควรเยิ่นเย้อจนเกินไป เพราะสิ่งสำคัญในการสื่อสารทางอีเมล์ก็คือความรวดเร็ว แต่ก็ไม่ควรรีบจนเกินไปจนลืมตรวจการสะกดและความเรียบร้อยของอีเมล์ให้ดีด้วย
  4. พยายามไม่แนบไฟล์
    หากคุณต้องการส่งเนื้อหาที่มีเนื้อหาไม่เยอะมาก พยายามอย่าแนบไฟล์ แต่คัดลอกลงไปในอีเมล์เลยจะดีกว่า เพราะบางทีผู้รับอาจจะไม่มีโปรแกรมสำหรับดูไฟล์นั้น ทำให้ต้องเสียเวลายุ่งยากดาวน์โหลดโปรแกรมนั้นอีก ละเสียเวลาในการสื่อสารไป และหากไฟล์ของคุณมีไวรัสอยู่ด้วย ก็อาจจะทำให้คอมพิวเตอร์ของผู้รับติดไวรัสไปด้วย ซึ่งไม่เป็นผลดีอย่างแน่นอน
  5. ตอบกลับทันที
    อีเมล์ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อความรวดเร็วในการสื่อสาร ดังนั้น การตอบกลับอีเมล์ก็ควรรวดเร็วด้วยเช่นกัน การตอบกลับอีเมล์ทันทีที่คุณทำได้ ยังแสดงให้เห็นถึงความสนใจต่อผู้ที่คุณโต้ตอบอีเมล์อยู่ด้วย ซึ่งหากคนคนนั้นคือลูกค้าของคุณด้วยล่ะก็ การตอบกลับอีเมล์อย่างรวดเร็วทำให้ลูกค้าของคุณไม่หนีไปไหนแน่นอน

อ้างอิงจาก: Email Tips: Top 10 Strategies for Writing Effective Email

ภาพจาก: 5 ways to send the most relevant emails to your recipients

Comments

comments

admin

Share
Published by
admin

Recent Posts

วิธีสมัคร Twitter (X) 2024 สำหรับมือใหม่ สมัครง่ายไม่ถึง 1 นาที

ถึงแม้จะมีการเปิดให้บริการมาอย่างยาวนานแล้ว นับตั้งแต่ปี 2549 และเป็นสื่อเครือข่ายออนไลน์ที่เป็นที่นิยมมากในต่างประเทศ รวมไปถึงช่วง 10 ปีหลังมานี้คนไทยก็ให้ความนิยมหันมาเล่น twitter กันมากขึ้น ทำให้มีผู้ใช้ที่ลงทะเบียนเข้าใช้มากกว่า 500 ล้านคนในปี พ.ศ. 2555 จนมาถึงปัจจุบันเรียกได้ว่า twitter เป็นสื่อเครือข่ายออนไลน์ 1 ใน…

9 months ago

สมัคร Instagram สมัครไอจี วิธีลงทะเบียน IG แชร์เรื่องราวดีๆ บนพื้นที่ของคุณ

อินสตาแกรม (Instagram) หรือเรียกย่อๆ ว่า IG เป็นหนึ่งในเครือข่ายสังคม (social) ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดอีกอย่างหนึ่ง เป็นโปรแกรมที่ไว้ให้เราบันทึกความทรงจำในรูปแบบของรูปภาพ และวิดีโอสั้นๆ รวมไปถึงการถ่ายทอดสดกิจกรรมต่างๆ ของคุณได้อย่างสะดวกสบาย Instagram ได้เปิดครั้งแรกเมื่อเดือนตุลาคม พ.ศ.…

10 months ago

ลืมรหัสผ่าน Gmail กู้รหัสอีเมล ต้องทำอย่างไร?

Gmail เป็นสิ่งสำคัญในการใช้บริการต่างๆของ Google ไม่ว่าจะเป็นการใช้บริการ Google Play หรือ Google Drive ต่างต้องลงชื่อเข้าใช้ Gmail ให้ได้ก่อนหลายคนคงเคยประสบปัญหาจำชื่อหรือรหัสผ่าน gmail ไม่ได้แต่ไม่รู้ต้องทำอย่างไรจึงจะสามารถเข้าใช้ Gmail…

10 months ago

Outlook เพิ่มฟีเจอร์ใหม่สำหรับคนใช้ Mac ให้เหมือนกับ Office 365

Outlook เพิ่มฟีเจอร์ใหม่สำหรับคนใช้ Mac ให้เหมือนกับ Office 365 สำหรับคนที่ใช้ Mac ตอนนี้ถึงเวลาอัพเกรดแอพ Outlook for Mac แล้วค่ะ เพราะ Outlook…

11 months ago

วิธีสมัคร Facebook บนมือถือ 2024 สมัครง่าย ๆ เพียงมีอีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์

เฟสบุ๊ค เป็นเว็บไซต์ที่ให้บริการเครือค่ายสังคมออนไลน์ที่ได้รับความนิยมทั่วโลก ซึ่งการใช้งาน Facebook จำเป็นต้องมีบัญชีผู้ใช้เสียก่อน ในช่วงแรกการสมัครบัญชี Facebook สามารถสมัครได้บน PC เท่านั้นแต่ ปัจจุบันการสมัคร Facebook ไม่จำเป็นต้องสมัครบน PC เสมอไป…

11 months ago

วิธีสมัคร Gmail ไม่ใช้เบอร์ อัปเดตล่าสุด 2024 สมัครง่ายๆใน 3 ขั้นตอน

อีกหนึ่งวิธีง่ายๆ ในการ สมัคร Email ที่ทำได้ด้วยตัวเองเพียง 3 ขั้นตอนในการสมัครนั้นคือ "สมัคร Gmail ไม่ใช้เบอร์" ไม่ต้องใส่รหัสให้วุ่นวายใช้งานอีเมลได้เต็มระบบปกติ มาดูวิธีการสมัครได้เลย 1. เข้าไปที่ https://accounts.google.com…

11 months ago

This website uses cookies.